Política de privacidad

De conformidad con la normativa vigente en materia de protección de datos personales, te informamos que los datos personales facilitados serán tratados de la siguiente forma:

Identidad y datos de contacto del Responsable

ORBIDI DIGITAL, S.L.U (“ORBIDI”)

Domicilio social: Carretera Santa María del Mar, número 22 (38111 Santa Cruz de Tenerife)

N.I.F.: B75490169

Teléfono: +34 (822) 268005

Correo electrónico: info@orbidi.com

DPD: privacidad@orbidi.com

Finalidades del tratamiento, base jurídica y período de conservación

Se tratarán los datos personales para las siguientes finalidades, en función del motivo por el que nos los hayas facilitado:

Es necesario facilitar los datos correctos y actualizados ya que, en caso contrario, ORBIDI no puede garantizar el tratamiento adecuado a la finalidad de que se trate. El usuario garantiza y responderá de que los datos aportados no sean verdaderos, exactos, completos y actualizados, así como de cualquier daño o perjuicio, directo o indirecto, que pudiera ocasionar como consecuencia del incumplimiento de esta obligación.

ORBIDI se reserva el derecho a excluir a cualquier usuario que haya facilitado datos falsos, sin perjuicio de otras acciones que legalmente correspondan.

Origen

En algunos supuestos, los datos personales pueden proceder de clientes de ORBIDI.

Categorías de datos

Las categorías de datos personales que se tratan son nombre y apellidos, correo electrónico, teléfono, voz y datos profesionales.

Destinatarios

Los datos personales no serán comunicados a terceros. Sin perjuicio de lo anterior, los datos pueden ser tratados o estar alojados en entidades de fuera de la Unión Europea, en condiciones de seguridad y confidencialidad, de conformidad con las correspondientes garantías jurídicas, de las que se puede solicitar más información en privacidad@orbidi.com.

Ejercicio de derechos

En cualquier momento, podrá ejercer los derechos de acceso a sus datos de carácter personal, a la rectificación de los datos inexactos, a la supresión de los datos que ya no sean necesarios o, cuando se dé alguno de los otros supuestos previstos legalmente, a oponerse a su tratamiento por motivos relacionados con su situación particular, así como a la limitación y portabilidad en los supuestos previstos en la normativa vigente, mediante correo electrónico a privacidad@orbidi.com.

En caso de que no obtenga una respuesta satisfactoria y desee formular una reclamación u obtener mayor información referente a cualquiera de estos derechos, el usuario puede acudir a la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES (COLOMBIA)

En ORBIDI DIGITAL S.A.S., valoramos profundamente su confianza como titular de la información. Es por ello por lo que nos comprometemos a proteger sus datos personales de acuerdo con las disposiciones legales vigentes en Colombia. Como parte de este compromiso, presentamos nuestra política de datos, la cual establece los lineamientos y procedimientos para garantizar el adecuado tratamiento y seguridad de su información.

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y las normas reglamentarias, que modifiquen, adicionen o complementen que se emitidas, la empresa ORBIDI DIGITAL S.A.S., identificada con NIT. 901.694.141–6, con domicilio principal en la Calle 117 No. 6ª–60 Oficina 502 de la ciudad de Bogotá D.C. y domicilio de la sede (agencia comercial) en Cali, Valle del Cauca, ubicada en la Calle 29 Norte No. 6ª–40 Local 101 Santa Mónica Residencial y dirección de correo electrónico legal–co@orbidi.com, en su calidad de responsable del tratamiento de bases de datos que contengan información personal, aplicará la presente política en virtud de la autorización otorgada por los titulares de los datos.

OBJETIVO

En ORBIDI DIGITAL S.A.S., donde la digitalización es parte fundamental de nuestra operación, reconocemos la importancia primordial de salvaguardar la privacidad y la confidencialidad de la información. Nos comprometemos a implementar sólidas medidas de seguridad y a cumplir rigurosamente con las leyes colombianas de protección de datos. Esto garantiza la integridad de los datos de nuestros usuarios, clientes y colaboradores. A través de nuestra política de tratamiento de datos, establecemos directrices claras para un manejo responsable de la información, protegiéndola contra accesos no autorizados y utilizándola exclusivamente para los fines previstos. En un entorno digital en constante cambio, nuestro objetivo principal es mantener la confianza y seguridad de todos nuestros stakeholders.

ALCANCE

En coherencia con nuestro compromiso de proteger la información en el entorno digital, la política de tratamiento de datos de ORBIDI DIGITAL S.A.S., abarca todas las fases del proceso de gestión de datos, incluyendo los de nuestros trabajadores, clientes y proveedores. Desde la recolección hasta el almacenamiento y la utilización de datos personales, nos comprometemos a aplicar esta política de manera rigurosa. Garantizamos la implementación de sólidas medidas de seguridad en todas nuestras operaciones digitales para preservar la confidencialidad y seguridad de la información en este entorno altamente digital.

OBLIGACIONES

Conscientes de la necesidad de promover la responsabilidad demostrada y la transparencia en todos los procesos, ORBIDI DIGITAL S.A.S., establece una serie de compromisos innovadores en su Política de Protección de Datos Personales:

a) Innovación Ética: Durante la recolección de datos, nos aseguramos de que la información sea lícita y respetuosa con los derechos del titular.

b) Conciencia Informada: Antes de que el titular otorgue la autorización para el tratamiento de datos, comunicamos de manera clara y accesible nuestra política, asegurando que la decisión sea informada.

c) Empoderamiento Educativo: Implementamos programas de capacitación que empoderan a nuestros colaboradores para llevar a cabo una recolección y tratamiento de datos efectivos y éticos.

d) Formato Interactivo: La autorización del tratamiento de datos personales se realiza a través de un formato interactivo, diseñado para obtener el consentimiento y la voluntad del titular de la información de manera eficiente y amigable.

e) Respeto a la Autorización: Nos comprometemos a respetar y adherirnos a la autorización otorgada por el titular, asegurando que el tratamiento de datos personales se realice conforme a los términos establecidos.

f) Propósito Centrado: El tratamiento de los datos personales autorizados se limita estrictamente a las finalidades para las cuales fueron recogidos, asegurando un enfoque centrado en el propósito inicial.

g) Ciclo de Vida de la Información: Implementamos prácticas para la eliminación o supresión oportuna de información que haya cumplido con su finalidad inicial, demostrando un compromiso continuo con la privacidad y la seguridad de los datos.

h) Seguridad y Confidencialidad: Implementamos medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger la seguridad y confidencialidad de los datos personales, evitando su acceso, pérdida, alteración o divulgación no autorizada.

i) Participación del Titular: Fomentamos la participación del titular en el proceso de tratamiento de datos, permitiéndole ejercer sus derechos de manera efectiva y facilitando su interacción con la empresa.

j) Conservación de la Integridad de los Datos: Implementamos medidas para garantizar la integridad de los datos personales, evitando su alteración o modificación no autorizada durante su procesamiento y almacenamiento.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

ORBIDI DIGITAL S.A.S., sociedad comercial legalmente constituida, identificada con el NIT 901.694.141–6, con domicilio principal en Calle 117 No. 6ª–60 Oficina 502 de la ciudad de Bogotá D.C. y domicilio de la sede (agencia comercial) en Cali, Valle del Cauca, ubicada en la Calle 29 Norte No. 6ª–40 Local 101 Santa Mónica Residencial, República de Colombia, actuamos como Responsables del Tratamiento de Datos Personales. Nos comprometemos a cumplir con toda la normatividad vigente en materia de protección de datos. Para cualquier consulta, solicitud o reclamo relacionado con el tratamiento de datos personales, nos pueden contactar a través de los siguientes canales:

• Dirección domicilio principal: Calle 117 No. 6ª–60 Oficina 502 de la ciudad de Bogotá D.C.
• Dirección domicilio sede (agencia comercial) Cali: Calle 29 Norte No. 6ª–40 Local 101 Santa Mónica Residencial, Cali, Valle del Cauca.
• Página web: https://www.orbidi.com/
• Correo electrónico: legal–co@orbidi.com

TRATAMIENTO Y FINALIDAD

En cumplimiento de las autorizaciones previamente obtenidas de manera explícita e informada, y en concordancia con las disposiciones legales aplicables, ORBIDI DIGITAL S.A.S., procederá a la recopilación, almacenamiento, custodia, procesamiento, circulación, transmisión o transferencia, y tratamiento de tus datos personales. Estas acciones se llevarán a cabo con el fin de cumplir con las finalidades específicas para las cuales se recabaron tus datos, garantizando en todo momento el respeto a tu privacidad y protección de tus derechos conforme a las disposiciones de la Ley de Habeas Data y otras normativas pertinentes.

Finalidades del Tratamiento para Clientes

a) Ejecución y gestión de contratos con clientes, incluyendo la entrega de productos o servicios, facturación y gestión de pagos.

b) Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por ORBIDI DIGITAL S.A.S.

c) Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.

d) Contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio.

e) Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.

f) Cumplir con obligaciones legales y regulatorias, como la emisión de facturas y la prevención de LA/FT/FPADM.

g) Enviar comunicaciones comerciales, promociones y ofertas personalizadas, siempre y cuando se obtenga el consentimiento previo del cliente o exista una base legal que lo permita.

h) Gestionar consultas, reclamaciones y solicitudes de los clientes, así como proporcionar soporte técnico y atención al cliente.

i) Realizar análisis de mercado, estudios de satisfacción del cliente y mejora continua de los productos y servicios ofrecidos.

j) Garantizar la seguridad de los sistemas y la protección de la información, así como prevenir el fraude, el acceso no autorizado y otros riesgos para la empresa y los clientes.

k) Mantener un relacionamiento con los clientes

l) Verificar el cumplimiento de los compromisos adquiridos por los clientes y con los clientes.

m) Actualizar los datos de los clientes.

n) Mantener una relación comercial estable y duradera con los clientes.

o) Cumplir con las obligaciones contractuales.

p) Enviar información sobre actualizaciones o modificaciones al contrato.

q) Efectuar estudios en relación con los intereses de los Clientes para crear y/o mejorar productos y servicios con base en dichos intereses.

r) Los datos personales podrán ser transferidos a la entidad controlante de la empresa, debidamente inscrita en la Cámara de Comercio, con el fin de asegurar el cumplimiento de las obligaciones contractuales y comerciales.

s) Los datos personales podrán ser transmitidos a la entidad controlante de la empresa, inscrita en la Cámara de Comercio, para garantizar la correcta prestación de los servicios y el desarrollo de las actividades empresariales.

t) Consultar en listas restrictivas y bases de datos públicas de carácter nacional e internacional, que incluyen, pero no se limitan, a las siguientes: i) OFAC, ii) Comité de Sanciones del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, iii) más buscados del FBI, iv) Interpol, v) DEA, vi) Policía Nacional de Colombia, vii) Contraloría General de la República, viii) Procuraduría General de la Nación y, ix) todas aquellas que sean requeridas para la prevención de lavado de activos, financiación del terrorismo y soborno trasnacional.

Finalidades del Tratamiento para Proveedores

a) Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por ORBIDI DIGITAL S.A.S., con el Titular de la Información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley.

b) Efectuar las gestiones pertinentes, comerciales y/o publicitarias para el desarrollo del objeto social de la compañía en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato de trabajo celebrado con el Titular de la información.

c) Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales, para el titular y sus beneficiarios (hijos, cónyuge, compañero permanente).

d) Suministrar la información a terceros con los cuales ORBIDI DIGITAL S.A.S., tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.

e) Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual ORBIDI DIGITAL S.A.S., tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo (investigación de mercados y telemercadeo, etc) para la ejecución de estas.

f) Gestionar la información para conceder a los trabajadores las licencias correspondientes, según lo establecido en las leyes laborales y en el Reglamento Interno de Trabajo de la Empresa.

g) Gestionar la información para expedir certificaciones a los trabajadores.

h) Gestionar la información para proceder con el pago de prestaciones sociales y aportes al sistema de seguridad social.

i) Actualizar los datos de los trabajadores.

j) Conceder vacaciones.

k) Enviar información sobra actualizaciones o modificaciones al contrato.

l) Cumplir con las disposiciones de los sistemas de gestión de la Empresa, entre los que se incluye, pero no se limita al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST).

m) Efectuar los estudios de seguridad que resulten necesarios.

n) Programar Capacitaciones.

o) Realización de evaluaciones de desempeño.

p) Ejecución de procesos disciplinarios.

q) Contactar a familiares en casos de emergencia.

r) Implementación de sistemas biométricos y sistemas de circuito cerrado de televisión de la empresa. El tratamiento de dichos datos se realiza únicamente con el fin de garantizar la seguridad de las personas e instalaciones de la EMPRESA.

s) Todas aquellas que se deriven de la relación laboral.

t) Procesos de certificaciones laborales de extrabajadores.

u) Los datos personales podrán ser transferidos a la entidad controlante de la empresa, debidamente inscrita en la Cámara de Comercio, con el fin de asegurar el cumplimiento de las obligaciones contractuales y comerciales.

v) Los datos personales podrán ser transmitidos a la entidad controlante de la empresa, inscrita en la Cámara de Comercio, para garantizar la correcta prestación de los servicios y el desarrollo de las actividades empresariales.

w) Consultar en listas restrictivas y bases de datos públicas de carácter nacional e internacional, que incluyen, pero no se limitan, a las siguientes: i) OFAC, ii) Comité de Sanciones del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, iii) más buscados del FBI, iv) Interpol, v) DEA, vi) Policía Nacional de Colombia, vii) Contraloría General de la República, viii) Procuraduría General de la Nación y, ix) todas aquellas que sean requeridas para la prevención de lavado de activos, financiación del terrorismo y soborno trasnacional.

Finalidades del Tratamiento para Candidatos a Trabajadores, Contratistas, Proveedores o Practicantes.

a) Establecer contacto dentro del proceso de selección.

b) Enviar información de los avances del proceso de selección.

c) Realizar estudios y análisis de seguridad o confiabilidad al candidato.

d) Realizar exámenes médicos de preingreso para el caso de candidatos a trabajadores.

e) Enviar información sobre la contratación o demás obligaciones a las que haya lugar.

f) Consultar en listas restrictivas y bases de datos públicas de carácter nacional e internacional, que incluyen, pero no se limitan, a las siguientes: i) OFAC, ii) Comité de Sanciones del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, iii) más buscados del FBI, iv) Interpol, v) DEA, vi) Policía Nacional de Colombia, vii) Contraloría General de la República, viii) Procuraduría General de la Nación y, ix) todas aquellas que sean requeridas para la prevención de lavado de activos, financiación del terrorismo y soborno trasnacional.

g) Acceder en forma gratuita, a través de los canales dispuestos por LA EMPRESA, a sus Datos Personales que hayan sido objeto de tratamiento.

DATOS SENSIBLES

ORBIDI DIGITAL S.A.S., se compromete a cumplir con las disposiciones establecidas en la Ley de Habeas Data, garantizando el respeto y la protección de los datos personales de nuestros clientes, empleados y colaboradores. Reconocemos la sensibilidad de ciertos datos y nos comprometemos a utilizarlos exclusivamente para fines legítimos y específicos, tales como:

Trabajadores. Luego de obtener la autorización previa, expresa e informada por parte del titular de los datos, ORBIDI DIGITAL S.A.S., procede con el tratamiento de la información para las siguientes finalidades:

a) Realizar, editar, publicar, imprimir, reproducir y disponer, en cualquier forma conocida o por conocer, de todas las tomas fotográficas y/o audiovisuales en las cuales aparezca su imagen. Este derecho abarca tanto las fotografías como los procedimientos análogos a la fotografía, así como la producción audiovisual. Además, se extiende a la utilización, publicación y reproducción en medios electrónicos, ópticos, magnéticos, Intranet, Internet (redes sociales), mensajes de datos o similares.

b) Ofrecer todo tipo de servicios comerciales; así como realizar campañas de promoción, marketing, y publicidad.

c) Se realizará el manejo de datos de salud de los trabajadores exclusivamente para temas internos de la empresa (incapacidades y/o permisos), garantizando la confidencialidad y el cumplimiento de las normativas vigentes en materia de protección de datos.

d) Implementación de sistemas biométricos, la gestión eficiente de la seguridad y la vigilancia a través de sistemas de circuito cerrado de televisión Clientes Luego de obtener la autorización previa, expresa e informada por parte del titular de los datos, ORBIDI DIGITAL S.A.S., procede con el tratamiento de la información para las siguientes finalidades:

• a) Realizar, editar, publicar, imprimir, reproducir y disponer, en cualquier forma conocida o por conocer, de todas las tomas fotográficas y/o audiovisuales en las cuales aparezca su imagen, para ofrecer servicios comerciales, así como realizar campañas de promoción, marketing, y publicidad.
• b) Implementación de sistemas biométricos, la gestión eficiente de la seguridad y la vigilancia a través de sistemas de circuito cerrado de televisión.

DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares del Tratamiento de Datos cuentan con los siguientes derechos:

a) Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.

b) Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.

c) Solicitar prueba de la autorización otorgada.

d) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

e) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.

f) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.

g) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles.

h) Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

El área legal de la empresa será la encargada de recibir las solicitudes, quejas o reclamos presentados por los titulares de la información o terceros interesados, gestionando internamente el proceso de manera adecuada para garantizar una respuesta oportuna, precisa y satisfactoria a los solicitantes.

Las solicitudes, quejas o reclamos podrán ser presentados tanto de forma presencial en las instalaciones de ORBIDI DIGITAL S.A.S., ubicadas en el domicilio principal ubicado en la Calle 117 No. 6ª–60 Oficina 502 de la ciudad de Bogotá D.C. y domicilio de sede (agencia comercial) en Cali, Valle del Cauca, ubicada en la Calle 29 Norte No. 6ª–40 Local 101 Santa Mónica Residencial, como a través de correo electrónico. Por lo cual hemos designado el siguiente canal para atender peticiones, consultas y reclamos sobre datos personales, a través de los cuales se asegura una respuesta rápida y efectiva, cumpliendo con la normativa de protección de datos, el canal electrónico es legal–co@orbidi.com

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, ORBIDI DIGITAL S.A.S., presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:

Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:

a) Nombre completo y apellidos

b) Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto),

c) Medios para recibir respuesta a su solicitud,

d) Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información)

e) Firma (si aplica) y número de identificación.

El término máximo previsto por la ley para resolver su consulta es de diez (10) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, ORBIDI DIGITAL S.A.S., informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio Delegatura para la Protección de Datos Personales.

VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política.

Una vez se cumplan esas finalidades y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.

VIGENCIA DE LA POLÍTICA

La presente política entra en vigencia el 23 de octubre de 2024, dando cumplimiento a la normatividad establecida para la regulación del derecho de Habeas Data.

Esta Política refleja nuestro compromiso con la innovación, la ética y la protección de los diversos datos en el entorno digital, asegurando que cada interacción con la información personal sea un paso hacia adelante en la construcción de relaciones confiables y seguras.